Harmonogram Dostaw

Czym jest? Jak powinien wyglądać? Darmowy wzór Excel do pobrania

Harmonogram dostaw - czym jest

Wyobraź sobie podróż pociągiem. Zanim do jakiegoś wsiądziesz musisz dowiedzieć się kiedy i gdzie się podstawi. W tym celu będziesz szukał na dworcu tzw. rozkładu. Ma on formę tabelki, która przedstawia godziny odjazdów i przyjazdów. Dzięki tej tabelce możesz szybko sprawdzić interesujący Cię przejazd. Identycznie ma się sprawa z harmonogramem dostaw. Każdy "przyjazd tira" jest wcześniej planowany i wpisywany w taki "magazynowy rozkład jazdy". Dzięki temu kierowca wie kiedy pojawić się na placu rozładunkowym, a pracownicy magazynu na jaką godzinę przygotować przestrzeń na rozładunek, wózek widłowy itd. Dodatkowo podobnie jak w rozkładzie jazdy pociągów (gdzie mamy podane perony) w harmonogramie dostaw, dla każdej dostawy mamy wskazaną rampę / bramę magazynową. Dzięki temu od razu wiadomo gdzie konkretnie nastapi rozładunek. Podsumowując: harmonogram dostaw to tabelka, w której widzimy kiedy, gdzie i jaka dostawa się odbędzie.

schedule

Harmonogram dostaw - definicja

Harmonogram dostaw (inaczej kalendarz dostaw) - to precyzyjny i wiążący plan dostaw uporządkowany chronologicznie, zazwyczaj w formie tabeli, gdzie kolumny reprezentują dni, a wiersze tzw. "okna czasowe". Harmonogram może przyjmować de facto różne formy. Często spotykaną formą jest tabela zawierająca podział na daty, okna oraz bramy magazynowe (rampy). W takim przypadku pojedyncza komórka interpretowana jest jako pojedyńczy slot czasowy, konkretnego dnia w danej bramie. Harmonogram dostaw ma na celu przedstawienie danych o dostawach w czytelnej, dwuwymiarowej formie, w ujęciu czasowym. Forma taka jest wygodna do pracy na co dzień (w przeciwieństwie np. do zwykłej posortowanej listy dostaw), stąd jej popularność.

Do czego służy w praktyce?

Harmonogram dostaw jest praktycznym narzędziem stosowanym bardzo powszechnie ze względu na korzyści jakie wnosi do organizacji. Są to:

Pozbycie się kolejek aut, uniknięcie sytuacji gdy kilka aut "zjadzie się" na placu rozładunkowym w tej samej chwili
Równomierne rozłożenie pracy personalu magazynowego na cały dzień/dobę
Możliwość przygotowania się na rozładunek (zorganizowanie pracowników, przestrzeni rozładunkowej, sprzętu)
Zwiększenie wydajności pracy magazynu (planowanie dostaw w ilości X dziennie narzuca określone tempo pracy pracownikom co samo w sobie znacznie zwiększa efektywność)
Zmniejszenie współczynnika chaosu, stresu i frustracji :-)
Możliwość prostej weryfikacji spóźnień, niedoszłych transportów
Łatwiejszy nadzór nad pracą magazynu, mamy "z czego rozliczać" pracowników i dostawców
Prostsze zarządzanie przerwami pracowników, uniknięcie efektu "rozwodnienia czasu pracy"
Prostsze zarządzanie dokumentami związanymi z zamówieniem / transportem (dzięki planowaniu dokumenty można kompletować wcześniej)
Możliwość tworzenia zestawień, analiz i wyciągania wniosków odnośnie np. wąskich gardeł

Jakie elementy powinien zawierać?

W każdym harmonogramie dostaw powinny się znależć takie elementy jak:

Chronologiczny podział na dni i godziny (okna czasowe)
Dostawy reprezentowane przez odeparowane wizualnie elementy graficzne, umieszczone w taki sposób, aby można było łatwo odczytać ich umiejscowienie w czasie (datę i godzinę)
Przy każdej dostawie: dane dostawcy / spedytora / przewoźnika
Przy każdej dostawie: ładunek (jednostka ładunkowa i ilość np. 20x palet)
Przy każdej dostawie: unikalny i jednoznaczny identyfikator dostawy / zamówienia

Niewymagane:

Podział na bramy magazynowe (rampy)
Przy każdej dostawie: dane kierowcy
Przy każdej dostawie: dane pojazdu (nr naczepy, nr rejestracyjny pojazdu)
Przy każdej dostawie: dokumenty związane z tranportem
Przy każdej dostawie: dokumenty związane z zamówieniem
Przy każdej dostawie: informacja na temat specjalnego sposobu rozładunku (np. konieczny wózek widłowy)
Przy każdej dostawie: szczegółowa informacja o towarze (specjalny sposób magazynowania etc.)
Przy każdej dostawie: uwagi

Harmonogram dostaw jako plik Excel

Pierwsze co przychodzi do głowy większości osób, które planuja wprowadzić harmonogram dostaw to Excel.
Wszyscy znamy excela.
Wiemy, że trzeba tu kliknąć, żeby się tamto pojawiło.
Zazwyczaj wygląda to tak, że w momencie apogeum chaosu na placu rozładunkowym pojawia się spontaniczny pomysł na rozwiązanie problemu:
Zróbmy se taki plik Excel, ładnie tam walniemy kolumny z datami, wiersze z godzinami, tu walniemy na źólto bo to teraz modny kolor i już, będzie petarda. Just do it!

Harmonogram dostaw - wzór w pliku Excel

Jeśli koniecznie potrzebujesz skorzystać z harmonogramu dostaw w postaci pliku Excel (chodź absolutnie tego nie rekomenduję) - przygotowałem dla Ciebie wzór w postaci pliku (*.xlsx) do pobrania:

POBIERZ WZÓR EXCEL

Nie pobieraj tego pliku!

Harmonogram dostaw w formie pliku Excel to zły pomysł. Dlaczego? Odpowiedź jest prosta i brzmi: "Milion wersji pliku". Już tłumaczę. Wyobraź sobie, jak by wyglądał pierwszy tydzień po wdrożeniu pliku Excel z harmonogramem dostaw. Ja widzę to mniej więcej tak:

Tworzysz szablon harmonogramu jako plik Excel
Ogłaszasz dostawcom, że od dziś planujemy dostawy i musicie się teraz wpisywać w wolne godziny w harmonogramie w pliku Excel
Wysyłasz pierwszemu dostawcy plik, żeby wybrał dogodny dla siebie termin i godzinę
Dostawca wpisał się i odsyła plik
Mając już wypełniony plik przez jednego dostawcę wysyłasz kolejnemu
Ta procedura "podaj dalej" zajmuje tak dużo czasu, że.. właśnie nadszedł dzień na który każdy miał się wpisać, a wpisało się 50% firm
Stwierdzasz: nie no, trzeba to przyspieszyć, zrównoleglić, wyślijmy wszystkim od razu
Ups.. powstały nam właśnie 34 sprzeczne ze sobą wersje pliku

No i powstaje nam chaos jeszcze większy niż wcześniej. Oczywiście zakładając, że masz 3 dostawców procedura "podaj dalej" jest wykonalna i nawet wydaje się sensowna. No ale serio chcesz marnować swój (lub czyiś) czas na ciągłe przekazywanie pliku w e-mailach od jednego dostawcy do drugiego itd.? Nie mówiąc już o tym, że na jakiej podstawie byś stwierdzał, który dostawca ma pierwszeństwo w wpisaniu się?

Pewnie sobie teraz pomyślałeś: "No dobra spoko, ale przecież można to trzymać w chmurze i pracować na Arkuszach Google". No właśnie, przejdźmy zatem do kolejnego akapitu..

Arkusze Google / Excel online - nie zalecamy

No muszę przyznać idziemy w dobrym kierunku! Arkusze działające "na żywo" powinny pozwolić nam zapomnieć o problemach z "synchronizacją". Każdy się wpisuje widząc "real-time" jak wpisali się inni dostawcy. Ale czy na pewno? Niestety i to rozwiązanie posiada wiele wad :(

Wada Excela Online #1 - nadpisywanie komórek

Pierwszą wadę opiszę za pomocą analogii do prawdziwej historii mojej znajomej Bożeny. Firma, w której pracuje moja znajoma organizowała dość dużą "wigilię firmową". Była wynajęta duża sala, na której znajdowały się oddzielne stoliki 10-osobowe. Aby każdy zaproszony pracownik czuł sie komfortowo firma wpadła na pomysł, by pozwolić każdemu z nich wybrać stolik przy którym będzie chciał spędzić wigilię. Aby przeprowadzić sprawnie taki "zapis na stolik" utworzono Arkusz Excel Online, w którym były wylistowane stoliki. Każdy mógł się wpisać "do stolika". Pani odpowiedzialna za organizacje imprezy wysłała masową wiadomość e-mail do wszystkich zainteresowanych z linkiem do wspomnianego Arkusza. No i od tego momentu zaczął dziać się.. totalny chaos..

Pracownicy "rzucili się" na ten biedny arkusz chcąc jak najszybciej wpisać się do odpowiedniego stolika. Każdy chciał mieć dobre miejsce, najlepiej obok znajomych (każdy chciał też uniknąć sytuacji gdy po prawej jest szef a po lewej ta wstrętna baba z Marketingu). Pierwsze osoby wpisały się w Arkusz. Moja znajoma Bożena wpisała się jako przedostatnia do stolika B. Zadowolona wróciła do domu. Otworzyła Arkusz ponownie, aby zobaczyć kto się dopisał w ostatnie wolne miejsce i.. jej oczom przy stoliku B ukazała się 10-osobowa lista na której.. nie było jej nazwiska! Baa, wielu jej znajomych miało tę samą sytuację. Co się w zasadzie stało?

No właśnie. Jest to klasyczny błąd synchronizacji "change lost" spotykany w wielu systemach. W momencie gdy Bożena wchodzi w pustą komórkę w Arkuszu, to komórka ta wchodzi w tryb "editing". W tym trybie nie zobaczymy żadnych zmian tej komórki wykonanych przez inną osobę np. Tomka, który w tym samym momencie w tej samej komórce wpisał swoje dane. Niczego nieświadoma Bożena wpisuje po niecałej minucie w końcu swoje imie i nazwisko w tą niesforną komórkę. W tym momencie tekst wpisany do komórki przez Bożenę nadpisał nieodwracalnie tekst wpisany przez Tomka. To co wpisał Tomek magicznie zniknęło. Bez żadnego ostrzeżenia!

Wada Excela Online #2 - brak poufności - każdy dostawca widzi wszystko

Każdy dostawca będzie widział dane, którymi niekoniecznie chcesz się dzielić:

- Z kim współpracujesz
- Ile masz dostaw (a więc na jaką skalę działasz)
- Wewnętrzne uwagi i notatki
- Dane wrażliwe innych dostawców (np. imie i naziwsko kierowcy, numery telefonów)

Wada Excela Online #3 - brak uprawnień - każdy dostawca może wszystko zmienić / usunąć

Gdy nadasz dostawcy uprawnienia edycji w Arkuszu (a musi takie posiadać aby móc się wpisać) to będzie on mógł w zasadzie zrobić wszystko. Włącznie z usunięciem rezerwacji innego dostawcy, zmianą godzin, dat itd. Czy będziesz miał nad tym kontrolę? Żadnej :)

Wada Excela Online #4 - konieczność "czyszczenia" arkusza / zarządzenie kilkoma arkuszami

Tworząc Arkusz musisz założyć jakis okres czasu, którego będzie dotyczył np. tygodnia lub miesiąca. W takim razie co tydzień (załóżmy, że mowa o tygodniu) będziesz musiał czyścić arkusz, aby można było się wpisywać na kolejny tydzień. Hmm.. ale kiedy masz go wyczyścić? W piątek jeszcze nie możesz bo przecież magazyn pracuje i potrzebuje mieć jeszcze te dane. No to ewentualnie w piątek na koniec dnia roboczego? Ale czy tak wyczyszczony arkusz w piątek wieczorem do czegoś się nada? Co nam po pustym arkuszu na kolejny tydzień? Planowanie musi odbywać się wcześniej. No to może po prostu dopisywać kolejne dni do istniejącego arkusza a nie czyścić? Oczywiście, że można ale po kilku miesiącach działania taką metodą Arkusz będzie zawierał tak dużo informacji, że będzie ładował się w nieskończoność. Hmm.. to może co miesiąc warto czyścić te stare dane? Tak, możesz przyjąć takie założenie, ale wtedy ktoś musi o tym pamiętać + utracisz cenne historyczne dane przydatne np. w analizie "wąstkich gardeł" lub po prostu w tworzeniu rankingu "najbardziej spóźnialskich dostawców". Hmm.. no to może warto mieć dwa arkusze: jeden na aktualny "okres" a drugi na przyszły. Jest to jakiś pomysł, ale zarządzanie dwoma arkuszami nieco komplikuje sprawe. Wysyłanie zawsze dwóch linków, które i tak co rusz się zmieniają może wprowadzić duży chaos.

Wada Excela Online #5 - nie ma jak "wymagać" wpisania istotnych danych (np. jaki ładunek)

Działając na Arkuszu Online bazujesz w 100% na dobrej woli dostawców. Że jak ich grzecznie poprosisz o wpisywanie w Arkuszu przy rezerwacji informacji o przewożonym gabarycie to na pewno zawsze będą to robić. Nie masz jak "wymusić" wypełnienia okreslonych danych. Dostawca albo to zrobi albo nie. Oczywiście, możesz przyjąć zasadę, że jak nie wpisze to wtedy rezerwacja jest nieaktywna. No ale co jak dostawca będzie miał to w nosie i tak przyśle załadowane auto na plac bo "przecież się wpisał"? Są to realne problemy, z którymi będziesz musiał sobie radzić.

Wada Excela Online #6 - wolno działa przy dużej ilości danych

Arkusze nie słyną z szybkości działania zwłaszcza jeśli jest w nich dużo danych. W arkuszach wyświetla się albo wszystko albo.. nic :) nie można załadować tylko części danych aby poszło to szybciej, najpierw się ładuje całość a dopiero potem dodawane są ewentualne filtry. Na dłuższą metę szybkość działania Arkuszy będzie dla Ciebie abrdzo frustrująca.

Wada Excela Online #7 - słabe wsparcie dla urzadzeń mobilnych

Arkusze posiadają generalnie słabe wsparcie na smartfony. Co prawda istnieja aplikacje np. Arkusze Google na Android, ale mimo wielu uproszczeń operowanie na dużym (szerokim) arkuszu na wąskim ekranie jest bardzo uciążliwe.

Wada Excela Online #8 - brak możliwości zarządzania procesem

Chciałbyś jakoś "oprocesować" dostarczanie towaru? Przyjąć jakieś statusy dla porządku? Będzie ci bardzo ciężko to egzekwować w Excel. Nie ma tutaj wbudowanych list rozwijanych ani przycisków. Albo ktoś wpisze poprawny status albo nie.

Wada Excela Online #9 - brak możliwości wgrywania plików (dokumentów, zdjęć)

Jeśli chciałbyś dla porządku trzymać w ramach "dostawy" w harmonogramie załączniki np. dokumenty magazynowe, delivery note, zdjęcia towarów itd. to w Arkuszach będzie to niemożliwe (a szkoda bo uwierz mi, że jest to super przydatna opcja).

Wada Excela Online #10 - brak jakichkolwiek integracji

Chcesz "zaciągać" dane o zamówieniach z innego systemu aby robić z nich z automatu rezerwacje? Albo listę dostawców po to aby wysłać prośbę o wpisanie się w harmonogram? Arkusze oczywiście takiej opcji nie udostepniają.

Wada Excela Online #11 - brak jakichkolwiek automatyzacji

Nie fajnie byłoby aby pracownik Magazynu (tak samo jako Dostawca) otrzymywał e-maila z przypomnieniem o dostawie? Albo w momencie w którym dostawca zmieni zdanie i wpisze się na inną godzinę (na ostatnią chwilę) to żeby wychodził z automatu do Ciebie e-mail informujący o tej zmianie? W Arkuszach takie automatyzacje są niemożliwe do zrealizowania

Rekomendowane rozwiązanie: System Awizacji Dostaw

Jest to kategoria systemów posiadających jeden wspólny cel - Zarządzanie Harmonogramem Dostaw i Odbiorów Magazynowych. Do zalet tego typu systemów należą: brak problemów ze współbieżnością, przemyślany system uprawnień (dostawca może jedynie wpisać siebie, nie może natomiast usuwać innych awizacji, jak to miało miejsce w przypadku Excel), możliwość szybkiego i prostego wpisywania się w harmonogram nawet przez telefon, ograniczenie konieczności kontaktu innymi kanałami do zera, możliwość tworzenia automatyzacji, tworzenia raportów spóźnień, integracji z innymi systemami np. ERP czy WMS itd.

Jaki System Awizacji Dostaw wybrać?

Wpisz sobie w Google "System awizacji" i zobacz co świat ci oferuje. Z naszej strony polecamy niezawodny i szybki w działaniu System Awizacji Dostaw WHC. Jest to Polski system intensywnie rozwijany od 8 lat we współpracy z firmami produkcyjnymi oraz sklepami internetowymi. Wspiera język polski i angielski. Działa w przeglądarce (również na telefonach). Wspiera dostawy i odbiory magazynowe. Dostawcy sami się zapisują na termin/okno czasowe, harmonogram w zasadzie "sam się wypełnia". Wdrożenie jest szybkie i bezproblemowe. Support działa niezawodnie. Wiem, bo sam go współtworzyłem :-) Zachęcam do podjęcia współpracy!

Mateusz But
Autor wpisu

Lead Software Developer. Inżynier.
Analityk biznesowy. Tworzy oprogramowanie dla magazynów od 6 lat.